Funktionen: Was mit dem Programm im Abo alles geht

Angebote & KI-Angebotsassistent

• Eine Anfrage kommt per E-Mail („Büroreinigung 350 m², dreimal die Woche“) und bleibt liegen, weil niemand Zeit zum Kalkulieren hat. → Du fügst den Text ein. Der Assistent erkennt Fläche, Reinigungsart, Häufigkeit, Objektart, Ort, Termin und Sonderwünsche und erstellt daraus einen Angebotsentwurf nach deinen Preisen.
• In der Anfrage fehlen Angaben, und man merkt es erst beim Kunden. → Der Assistent listet, was fehlt (Stockwerk, Sanitärräume, Zugang, Termin), und schlägt eine Rückfrage-Mail vor.
• Jeder im Büro kalkuliert anders. → Stundensatz, Leistungswerte je m² und Reinigungsart, Zuschläge, Mindestpauschale, Anfahrt und USt sind einmal hinterlegt. Jedes Angebot rechnet mit denselben Regeln.
• Nichts darf ungeprüft rausgehen. → Jeder Entwurf wird von einem Menschen kontrolliert; Positionen, Preise und Texte sind frei änderbar. Erst Freigabe, dann Versand.
• Der Angebots-Generator ist am Handy unbenutzbar. → Ruhige Kopfleiste, Schritte als Fortschritt, Live-Vorschau des PDFs daneben, am Handy ein Schritt nach dem anderen.
• Angebotsnummern fehlen, sind doppelt oder uneinheitlich. → Nummern werden am Server lückenlos und eindeutig vergeben, je Firma und Jahr. Ein Prüfwerkzeug zeigt Lücken und Dubletten.
• Nachfassen wird vergessen. → Die Liste „Nachfass fällig“ zeigt je Angebot eine klare nächste Aktion – am Handy als Karte mit Name, Betrag, Status.
• Du willst nur den Angebotsassistenten, nicht das ganze CRM. → Geht. Er funktioniert auch allein, mit deinen Preisen und Regeln.

Rechnungen, automatischer Zahlungseingang & Buchhaltung

• „Ist die Rechnung schon bezahlt?“ – niemand weiß es ohne Online-Banking. → Du importierst den Kontoauszug deiner Hausbank (CSV oder CAMT.053) oder den Export aus deinem Wise-Konto (Zahlungsdienstleister). Zahlungen werden nach Betrag, Rechnungsnummer und Verwendungszweck den offenen Rechnungen zugeordnet und ausgebucht.
• Teilzahlungen und Überzahlungen machen Chaos. → Status offen → teilbezahlt → bezahlt → gemahnt. Teil- und Überzahlungen werden erkannt; Unklares ordnest du mit einem Klick manuell zu.
• Kunden fragen, ob das Geld angekommen ist. → Automatische Dankesmail „Zahlung zu Rechnung X erhalten“ – Vorlage, abschaltbar.
• Offene Posten und Mahnungen laufen auf einem anderen Stand als das Konto. → Offene-Posten-Liste und Mahnlauf arbeiten mit demselben Zahlungsstand. Keine Mahnung für eine Rechnung, die gestern bezahlt wurde.
• Eine Rechnung wurde mehrfach verschickt, weil der Senden-Knopf aktiv blieb. → Doppelversand-Schutz: Warnung „Bereits am … gesendet“, alle Empfänger des Kunden vorausgefüllt, Knopf bis zur Server-Antwort gesperrt, jeder Versand im Verlauf.
• Die Rechnungsvorschau sieht man erst nach „PDF speichern“. → Die Vorschau steht direkt im Rechnungsfenster. Gleiches für Angebote und Mahnungen.
• Rechnungsnummern wurden nachträglich geändert. → Rechnungsnummern sind unveränderlich; statt Löschen gibt es Storno – so, wie es in Österreich vorgesehen ist.
• Die Buchhaltung bekommt Belege in Schachteln. → Jeder Zahlungseingang erzeugt einen Buchungssatz. Anbindung an FreeFinance, Export für DATEV und BMD. Wiederholungsrechnungen für die monatliche Unterhaltsreinigung laufen automatisch.
• Die Umsatzsteuer-Voranmeldung dauert Stunden. → UVA-Export aus den gebuchten Belegen. Prüfung durch deinen Steuerberater empfohlen.

Zeiterfassung, Schichtzettel & digitale Unterschriften

• Stunden standen in WhatsApp-Gruppen, Zettel wurden nie geschrieben, und weil alle alle Nummern hatten, haben sich Mitarbeiter gegenseitig angestachelt. → Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang: eine Browser-Zeile am Handy, keine App. Er sieht nur seine eigenen Zeiten. Telefonnummern der Kollegen sind nicht sichtbar.
• Zeiten wurden „nachgebessert“. → Mitarbeiter können ihre Zeiten nicht selbst ändern. Ändern darf nur das Unternehmen (Admin oder Berechtigte), jede Änderung steht im Protokoll.
• Nach der Schicht gibt es keinen Beleg. → Nach jeder Schicht bekommt der Mitarbeiter seinen Schichtzettel am Handy zur digitalen Unterschrift. Ebenso Stundenlisten und Auszahlungsbelege.
• Offene Unterschriften gehen unter. → „Was fehlt noch?“ zeigt je Mitarbeiter einen Fortschrittsbalken, gruppiert nach Dokumentart, mit klarer Aktion.
• Zeitumstellung und Nachtschichten wurden falsch gerechnet. → Zeiten werden in der richtigen Zeitzone gespeichert; Nacht-, Sonn- und Feiertagsstunden nach deinen Regeln bewertet.
• Objektzeiten passen nicht zum Vertrag. → Soll-Zeit je Objekt gegen Ist-Zeit, Abweichungen sofort sichtbar.

Mitarbeiter, Lohn & Kollektivvertrag

• Personalakten in Ordnern, Ablaufdaten vergessen. → Digitale Personalakte mit Dokumenten und Ablaufdaten (Aufenthaltstitel, Arbeitsbewilligung, Unterweisungen). Das Programm erinnert vorher.
• Dienstzettel und Verträge jedes Mal neu getippt. → Vorlagen für Dienstzettel, Arbeits- und Werkverträge aus den Stammdaten, Unterschrift digital. Vorlagen ersetzen keine Rechtsberatung.
• Welche Lohngruppe, welcher Mindestlohn, welcher Zuschlag gilt ab wann? → Die Regeln des Kollektivvertrags (Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereiniger, Arbeiter und Angestellte) sind als versionierte Tabellen hinterlegt – mit Gültig-ab und Quelle. Neue Versionen werden erkannt, du gibst sie frei.
• Die Lohnabrechnung blockiert am Monatsende alles. → Abrechnungslauf aus erfassten Zeiten, Lohnarten und KV-Regeln: Brutto, SV, Lohnsteuer, Sonderzahlungen, Netto, Lohnnebenkosten. Jeder Wert nachvollziehbar.
• Meldungen an die ÖGK einzeln eintippen. → An-, Ab- und Änderungsmeldung sowie monatliche Beitragsgrundlagenmeldung als ELDA-Datei zum Hochladen. Eine direkte ELDA-Schnittstelle steht auf der Roadmap.
• Jahreslohnzettel (L16). → Werden erzeugt und für die Übermittlung über ELDA vorbereitet.
• Stimmen die Zahlen? → Wir empfehlen die Prüfung durch deinen Steuerberater oder Lohnverrechner. LohnBot und FreeFinance lassen sich anbinden, sind aber keine Pflicht.

Objekte & Einsatzplanung

• Wer ist wann in welchem Objekt? → Objekte mit Leistungsverzeichnis, Wochenplan, Schlüsselverwaltung und Ansprechpartnern. Dienstplan je Objekt, Vertretungen sichtbar.
• Begehungen auf Papier, Mängel verlaufen im Sand. → Begehung am Handy mit Foto, Mängelliste mit Frist, Abnahme mit Unterschrift des Kunden.
• Checklisten fehlen. → Checklisten direkt im Objekt, der Mitarbeiter hakt am Handy ab.
• Reklamationen gehen unter. → Verbesserungswünsche und Reklamationen je Kunde mit Frist und Status.
• Baufirma? → Im Bau-CRM gibt es statt Objekten Projekte mit LV-Positionen, Bautagebuch (Datum, Wetter, Personal, Fotos, PDF) und Regieberichte mit Unterschrift.

Auswertungen mit Diagrammen + PDF

• Zahlen nur als Tabelle – niemand sieht den Trend. → Einnahmen und Ausgaben je Monat und Quartal, Umsatz gegen Ergebnis, offene Posten, Umsatz je Kunde, Aufwand je Lieferant, Lohnkosten – als Diagramm plus Kennzahl-Kacheln.
• Für Steuerberater oder Bank braucht man es auf Papier. → Dieselben Diagramme stehen im PDF und im Druck – am Server gerendert, nicht als Screenshot.
• Das Dashboard lädt ewig. → Kennzahlen werden im Hintergrund vorberechnet; das Dashboard erscheint sofort.

Belegerfassung mit KI

• Kassenzettel sammeln sich im Auto. → Foto mit dem Handy hochladen; Datum, Betrag, USt und Lieferant werden ausgelesen, die Kategorie vorgeschlagen. Du bestätigst.
• Eingangsrechnungen abtippen. → PDF oder Foto wird ausgelesen und für die Buchhaltung vorbereitet.
• Belegbilder wurden verzerrt angezeigt. → Bilder behalten ihr Seitenverhältnis, Hochformat bleibt schmal, Drehung aus dem Foto wird beachtet. Das Original bleibt unverändert.
• Am Handy und am Server verschiedene Stände. → Uploads liegen sofort am Server, alle Geräte zeigen denselben Stand.

Firmenfarbe & Logo

• Jedes Dokument sieht anders aus. → Beim Einrichten wählst du deine Firmenfarbe (Hex-Code oder Palette) und lädst dein Logo hoch. Passende Farbtöne werden abgeleitet, Kontrast geprüft.
• Angebote und Rechnungen sollen nach deiner Firma aussehen. → Farbe und Logo gelten im Programm, auf PDFs und in E-Mails. Jederzeit änderbar.

Sicherheit, tägliche Sicherung & Lesemodus statt Datenverlust

• Daten mehrerer Firmen in einem Topf. → Strikte Trennung je Firma: eigene Mandantennummer, eigene Datenbank, eigene Dateiordner, eigener Mail-Absender. Kunden, Belege und Konten können sich nicht vermischen – auch nicht bei Hintergrundjobs oder im Papierkorb.
• Ein Mitarbeiter sieht, was er nicht sehen soll. → Rollen und Rechte je Benutzer, geprüft am Server. Mitarbeiterzugang zeigt nur eigene Daten. Wichtige Aktionen stehen im Protokoll.
• Backup? „Irgendwo gibt’s eins.“ → Tägliche Sicherung je Firma (Datenbank und Dateien), verschlüsselt, an einem zweiten Standort, 30 Tage plus Monatsstände. Die Wiederherstellung wird monatlich automatisch getestet.
• Daten sind beim Anbieter gefangen. → Du kannst jederzeit einen Vollexport anstoßen (ZIP mit CSV und PDF). Deine Daten gehören dir.
• Nicht bezahlt = alles weg? → Nein. Bei offener Zahlung gibt es eine Mahnfrist, danach den Lesemodus: anmelden, ansehen, exportieren – nur nichts Neues anlegen. Gelöscht wird nie. Nach Zahlung sofort wieder alles frei.

Feedback & laufende Verbesserung

• Ein Fehler wird gemeldet, keiner weiß wo. → „Fehler oder Idee melden“ direkt im Programm mit automatischem Screenshot, optionalem Bildschirmvideo (bis 2 Minuten) und Text.
• Was ist aus meiner Meldung geworden? → Ticketliste mit Status (neu, in Arbeit, umgesetzt) – für dich und für uns sichtbar.
• Updates kommen nie oder alle auf einmal. → Monatliche Updates für alle Zugänge, mit „Neu in diesem Monat“ im Programm. Jede Verbesserung bekommt jeder.

Geschwindigkeit

• Lange Ladezeit beim Start, „Server…“ nach jedem Klick. → Ziel: Erstaufruf unter 2 Sekunden, Klick unter 300 Millisekunden. Programmteile werden nur geladen, wenn du sie brauchst; Caching, Datenbank-Indizes, seitenweises Laden.
• Fehlerseite „Die Antwort hat zu lange gedauert“. → Lange Arbeiten (PDF, Mail-Versand, Import) laufen im Hintergrund mit Statusanzeige. Keine Browser-Fehlerseiten.
• Am Handy unbenutzbar. → Die ganze Oberfläche ist für das Handy gebaut: Karten statt Tabellen, eine Hauptaktion je Zeile, große Touch-Flächen, einheitliche Symbole.

Preis: 149 € im Monat – alles inklusive

Alle Funktionen oben sind enthalten. Keine Zusatzmodule, keine Aufpreise, monatlich kündbar, 14 Tage kostenlos testen. Kein Einrichtungspreis, wenn du selbst einrichtest. Details auf der Preisseite.

Was wir nicht versprechen

• Wir sind jung. Es gibt wenige Integrationen (FreeFinance, DATEV/BMD-Export, Wise-Import). Direkte ELDA-Schnittstelle und Bank-APIs sind Roadmap.
• Kein 24/7-Support. Wir antworten werktags per E-Mail und über das Feedback-Modul.
• Deutschland (deutsches Arbeitsrecht, Lohn, ELSTER) kommt als zweite Phase.
• Lohn, Steuer, Verträge: Das Programm rechnet und erzeugt Vorlagen – die Prüfung durch Steuerberater oder Lohnverrechner empfehlen wir ausdrücklich. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
• Für den Zahlungsverkehr empfehlen wir aus eigener Erfahrung ein Online-Konto bei Wise (Zahlungsdienstleister, keine Bank). Das ist eine Empfehlung, keine Finanzberatung – mehr dazu unter Bankgebühren sparen.