Angebot für Unterhaltsreinigung schreiben – mit Leistungsverzeichnis

Inhalt

1. Die Besichtigung – ohne sie kein seriöses Angebot
2. Aufbau des Angebots
3. Das Leistungsverzeichnis
4. Preis darstellen
5. Wertsicherung und KV-Anpassung
6. Laufzeit, Kündigung, Zahlung
7. Mängel und Abnahme
8. Schlüssel und Haftung
Kostenvoranschlag bei Privatkund:innen
Typische Fehler im Angebot
Checkliste vor dem Absenden
Häufige Fragen
Quellen

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Kurz gesagt: Ein Reinigungsangebot besteht aus Objektdaten, einem Leistungsverzeichnis (Was? Wie oft? Wo?), einem nachvollziehbaren Preis (Monatspauschale oder Stundensatz), einer Wertsicherung bzw. KV-Anpassung, Laufzeit und Kündigung sowie Regeln zu Mängeln und Abnahme. Grundlage ist immer eine Besichtigung. Stand: Oktober 2026.

Wir sind eine Reinigungsfirma in Wien und schreiben jeden Monat Angebote – für kleine Praxen genauso wie für Bürohäuser. Die Erfahrung: Die meisten Konflikte mit Kund:innen entstehen nicht wegen des Preises, sondern weil nicht klar war, was um diesen Preis gemacht wird. Ein sauberes Angebot ist deshalb dein wichtigstes Verkaufs- und Schutzinstrument.

1. Die Besichtigung – ohne sie kein seriöses Angebot

Ein Angebot „vom Schreibtisch aus“ ist fast immer falsch – entweder zu teuer (und du verlierst den Auftrag) oder zu billig (und du verlierst Geld). Plane für ein Büro mit 300 bis 500 m² rund 45 bis 60 Minuten vor Ort ein. Nimm eine Checkliste mit:

Flächen je Raumart: Büros, Besprechung, Sanitär, Küche, Gänge, Stiegen, Lager. Am besten mit Grundriss oder eigenem Aufmaß.
Bodenbeläge: Teppich, Linoleum, Fliesen, Parkett, Naturstein – jeder Belag braucht andere Mittel und Zeit.
Möblierungsgrad: Freie Flächen gehen schnell, vollgestellte Schreibtische mit Kabeln und Papier nicht.
Verschmutzung und Nutzung: Wie viele Personen? Publikumsverkehr? Küche mit Geschirr?
Sanitäranlagen: Anzahl WCs, Urinale, Duschen, Verbrauchsmaterial (wer liefert?).
Zugang und Sicherheit: Schlüssel, Zutrittskarten, Alarmanlage, Schließzeiten.
Reinigungszeiten: vor Arbeitsbeginn, abends, während des Betriebs?
Abstellraum: Wo dürfen Wagen, Geräte und Material stehen? Gibt es Wasseranschluss und Ausguss?
Abfall: Mülltrennung, Weg zu den Containern, Altpapier.

Mach Fotos (mit Erlaubnis) und notiere Auffälligkeiten. Das ist die Basis für Leistungswerte, Preis und spätere Nachweise.

2. Aufbau des Angebots

Deckblatt mit Kund:in, Objektadresse, Datum, Angebotsnummer und Gültigkeit
Kurzbeschreibung der Leistung in zwei, drei Sätzen
Leistungsverzeichnis (als Anlage, siehe unten)
Preis: Monatspauschale bzw. Stundensatz, Zuschläge, Material, Verbrauchsartikel
Vertragsbedingungen: Beginn, Laufzeit, Kündigung, Wertsicherung, Zahlungsziel
Qualitätssicherung: Kontrollen, feste Ansprechperson, Vertretung bei Urlaub und Krankenstand
Mängel und Abnahme
Nachweise: Gewerbeberechtigung, Betriebshaftpflicht, Anmeldung des Personals nach KV

Halte das Angebot kurz und lesbar. Entscheider:innen lesen meist nur Seite 1 und den Preis – die Details stehen in der Anlage.

3. Das Leistungsverzeichnis

Das Leistungsverzeichnis (LV) beschreibt je Bereich, was gemacht wird und wie oft. Es ist das Herzstück, weil es später entscheidet, ob eine Leistung „im Preis drin“ ist.

Bereich	Leistung	Intervall
Büros	Papierkörbe leeren, Böden saugen/wischen, Oberflächen feucht wischen	z. B. 2× pro Woche
Büros	Schreibtische (freie Flächen) feucht wischen, Türklinken desinfizierend reinigen	z. B. 1× pro Woche
Sanitär	WC, Waschbecken, Spiegel, Fliesen im Spritzbereich, Verbrauchsmaterial auffüllen	z. B. täglich
Küche	Arbeitsflächen, Spüle, Fronten, Geschirrspüler ein-/ausräumen (falls vereinbart)	z. B. täglich
Gänge, Eingang	Böden, Sauberlaufzone, Glastür innen	z. B. 2× pro Woche
Glas	Glastüren und Trennwände innen	z. B. monatlich
Sonderleistungen	Fenster außen, Grundreinigung, Teppichreinigung	nach Auftrag

Die Intervalle sind Beispiele – sie werden mit der Kund:in vereinbart. Wichtig sind klare Formulierungen: „Schreibtische feucht wischen, soweit frei geräumt“ verhindert Streit über Papierstapel. Sonderleistungen wie Fensterreinigung außen oder Grundreinigung gehören in einen eigenen Abschnitt mit eigenem Preis: Unterhaltsreinigung, Grundreinigung, Sonderreinigung – Unterschiede und Kalkulation.

4. Preis darstellen

Für Unterhaltsreinigung hat sich die Monatspauschale bewährt – planbar für beide Seiten. Wie du sie aus Fläche, Leistungswert und Stundensatz berechnest, zeigt Preise für Büroreinigung pro m² – so kalkulierst du die Unterhaltsreinigung. Den Stundensatz selbst kalkulierst du so: Stundensatz in der Reinigung kalkulieren – so rechnest du richtig.

Rechenbeispiel (Annahmen): 2,2 Stunden pro Einsatz, 2 Einsätze pro Woche (8,66 pro Monat), Stundensatz 34,62 € netto → rund 660 € netto pro Monat zuzüglich 20 % USt. Sonderleistungen werden zusätzlich angeboten, z. B. Fensterreinigung zweimal jährlich als Pauschale.

Gib im Angebot an:

ob Reinigungsmittel und Geräte enthalten sind (üblich: ja),
ob Verbrauchsmaterial (Papier, Seife, Müllsäcke) enthalten ist oder nach Aufwand verrechnet wird,
Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagseinsätze,
wie Zusatzarbeiten verrechnet werden (Stundensatz oder Pauschale nach vorheriger Freigabe).

5. Wertsicherung und KV-Anpassung

Der Kollektivvertrag wird jährlich neu verhandelt. Laut KV-Abschluss werden die Lohngruppen ab 1. Jänner 2027 neu geordnet; die Unterhaltsreinigung (neue LG 4) steigt von 12,37 € auf 12,73 € pro Stunde (bitte aktuellen Text prüfen). Ohne Anpassungsklausel frisst jede Lohnrunde deinen Gewinn: Kollektivvertrag Denkmal-, Fassaden- und Gebäudereinigung einfach erklärt.

Zwei übliche Varianten:

Variante	Funktionsweise	Vorteil
Index (VPI)	Preis ändert sich mit dem Verbraucherpreisindex	Bekannt, für Kund:innen nachvollziehbar
KV-Anpassung	Lohnanteil des Preises steigt im Ausmaß der KV-Erhöhung	Bildet deine tatsächlichen Kosten ab

Viele Betriebe kombinieren: Lohnanteil nach KV, Sachanteil nach Index. Lass die Formulierung juristisch prüfen.

6. Laufzeit, Kündigung, Zahlung

Beginn und eventuell Probezeit des Vertrags (z. B. drei Monate mit kurzer Kündigungsfrist)
Laufzeit: unbefristet mit Kündigungsfrist oder befristet
Kündigungsfrist: in der Praxis oft ein bis drei Monate zum Monatsende
Zahlungsziel: z. B. 14 Tage, monatliche Vorab- oder Nachverrechnung

7. Mängel und Abnahme

Lege fest, wie Mängel gemeldet werden (z. B. schriftlich innerhalb von 24 Stunden bzw. bis zur Abnahme) und dass ihr zuerst nachbessert. Ein Abnahmeprotokoll nach der ersten Reinigung oder nach Sonderleistungen dokumentiert den Zustand. Regelmäßige Qualitätskontrollen (z. B. monatlich mit kurzer Checkliste) zeigen der Kund:in, dass du dich kümmerst – und liefern dir Argumente, falls doch einmal Kritik kommt.

8. Schlüssel und Haftung

Halte fest, welche Schlüssel und Zutrittskarten übergeben werden (Schlüsselprotokoll mit Unterschrift) und wer Zugriff hat. Weise auf deine Betriebshaftpflicht inklusive Schlüsselverlust hin: Versicherung für Reinigungsfirmen – was du wirklich brauchst.

Kostenvoranschlag bei Privatkund:innen

Gegenüber Verbraucher:innen ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel unentgeltlich – außer du weist vorher auf die Kosten hin (§ 5 KSchG). Ob er verbindlich ist, sollte im Text klar stehen.

Typische Fehler im Angebot

Kein Leistungsverzeichnis – nur „Büroreinigung 2× pro Woche“.
Fenster und Grundreinigung in der Pauschale versteckt.
Keine Anpassungsklausel bei unbefristeten Verträgen.
Unklare Verbrauchsmaterialien – wer zahlt Papier und Seife?
Zu lange Gültigkeit des Angebots – bei Lohnerhöhungen bist du gebunden.
Kein Nachfassen – das Angebot liegt dann wochenlang unbeantwortet: Die ersten 10 Firmenkund:innen gewinnen – Akquise für Reinigungsfirmen.

Checkliste vor dem Absenden

Besichtigung dokumentiert, Flächen je Raumart erfasst
Leistungsverzeichnis mit Intervallen und Ausnahmen
Preis nachvollziehbar, Sonderleistungen getrennt
Wertsicherung/KV-Anpassung, Laufzeit, Kündigung, Zahlungsziel
Mängel, Abnahme, Schlüsselprotokoll
Gültigkeit (z. B. 30 Tage) und Ansprechperson
Nachweise: Gewerbe, Haftpflicht, angemeldetes Personal

Häufige Fragen

Monatspauschale oder Abrechnung nach Stunden?

Für Unterhaltsreinigung ist die Monatspauschale üblich und für beide Seiten planbar. Sonderleistungen werden oft nach Stunden oder pauschal je Auftrag verrechnet.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Lege eine Frist fest (z. B. 30 Tage), damit Lohnerhöhungen dich nicht überraschen.

Muss ich Reinigungsmittel im Preis einrechnen?

Üblich ist, dass Reinigungsmittel und Geräte enthalten sind und Verbrauchsmaterial wie Papier oder Seife separat vereinbart wird. Wichtig ist, dass es im Angebot klar steht.

Was tun, wenn die Kund:in nachverhandeln will?

Statt den Preis zu senken, die Leistung anpassen: Intervalle reduzieren oder Bereiche herausnehmen. So bleibt dein Stundensatz stabil.