Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für Reinigungsfirmen – worauf es ankommt

Inhalt

1. Was eine Reinigungsfirma wirklich braucht
2. Rechnungsmerkmale in Österreich
3. Sonderfall Bauendreinigung
4. e-Rechnung an den Bund
5. sevDesk und everbill im Vergleich
6. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung?
7. Workflow, der sich bewährt hat
8. Kalkulation und Software
9. Typische Fehler
10. Monatsabschluss in der Praxis
11. Daten, die du aus der Software ziehen solltest
12. Häufige Fragen
13. Quellen

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Kurz gesagt: Für Reinigungsfirmen zählen wiederkehrende Rechnungen (Monatspauschalen), Angebote, Mahnwesen, Export für die Steuerberatung und – bei öffentlichen Auftraggebern – e-Rechnungen an den Bund. Prüfe Testphasen und Kosten und kläre mit deiner Steuerberatung, welches Format sie braucht. Stand: Oktober 2026.

Die Büroarbeit wird in der Reinigung oft unterschätzt. In unserem Betrieb in Wien laufen jeden Monat Dutzende Pauschalrechnungen, dazu Sonderaufträge, Gutschriften und Mahnungen. Ohne passende Software sitzt man am Monatsanfang einen ganzen Tag an Rechnungen – Zeit, die dann bei Akquise und Qualitätskontrolle fehlt.

Was eine Reinigungsfirma wirklich braucht

Rechnungsmerkmale in Österreich

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten (§ 11 UStG). Für den Alltag in der Reinigung die wichtigsten:

1. Name und Anschrift von dir und von der Kund:in
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung (z. B. „Unterhaltsreinigung laut LV, Oktober 2026“)
3. Leistungszeitraum bzw. -datum
4. Entgelt und Steuersatz, Steuerbetrag
5. Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
6. Deine UID-Nummer (falls vorhanden)
7. Bei Rechnungen über 10.000 € brutto zusätzlich die UID der Kund:in

Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brutto gelten vereinfachte Regeln. Als Kleinunternehmer:in stellst du ohne Umsatzsteuer aus und gibst einen entsprechenden Hinweis an: Kleinunternehmerregelung, SVS und Steuern im ersten Jahr. Gute Software prüft die Pflichtangaben automatisch – kontrolliere die Vorlage trotzdem einmal mit deiner Steuerberatung.

Sonderfall Bauendreinigung

Wenn du für Bauunternehmen Bauendreinigung machst, kann die Umkehr der Steuerschuld bei Bauleistungen (Reverse Charge) ein Thema sein. Ob deine konkrete Leistung darunterfällt, hängt vom Einzelfall ab – unbedingt mit der Steuerberatung klären, bevor du die erste Rechnung stellst. Die Software sollte Reverse-Charge-Rechnungen jedenfalls können.

e-Rechnung an den Bund

Wer Leistungen an Bundesdienststellen erbringt, muss Rechnungen elektronisch einbringen – über das Unternehmensserviceportal (USP) bzw. in strukturierten Formaten wie ebInterface oder über PEPPOL. Für viele kleine Reinigungsfirmen ist das anfangs nicht relevant, bei Ausschreibungen aber schnell: Die ersten 10 Firmenkund:innen gewinnen – Akquise für Reinigungsfirmen.

sevDesk und everbill im Vergleich

Nutze die Testphasen. Leg dabei ein echtes Monat an: drei Pauschalkund:innen, einen Sonderauftrag, eine Gutschrift, eine Mahnung und einen Export für die Steuerberatung. Nach einer Stunde weißt du, ob die Software zu dir passt.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung?

Einzelunternehmer:innen dürfen bis zu den gesetzlichen Umsatzgrenzen (Rechnungslegungspflicht nach UGB ab 700.000 € Umsatz) eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen. Eine GmbH bilanziert immer. Viele Gründer:innen in der Reinigung starten mit E/A-Rechnung und geben Belege monatlich an die Steuerberatung. Die Software sollte dann vor allem saubere Belege und Exporte liefern.

Aufbewahrung: Bücher und Belege sind grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren – digital ist zulässig, wenn die Daten vollständig und unveränderbar gesichert sind.

Workflow, der sich bewährt hat

1. Angebot in der Software erstellen, LV als PDF anhängen: Angebot für Unterhaltsreinigung schreiben – mit Leistungsverzeichnis
2. Nach Auftrag: Angebot in wiederkehrende Rechnung umwandeln
3. Monatsanfang: Pauschalen automatisch versenden, Sonderleistungen ergänzen
4. Wöchentlich: Zahlungseingänge abgleichen
5. Nach Ablauf des Zahlungsziels: erste Erinnerung freundlich, zweite mit Frist
6. Monatlich: Export und Belege an die Steuerberatung

Kalkulation und Software

Die Kalkulation des Stundensatzes gehört nicht ins Rechnungsprogramm – dafür ist eine eigene Tabelle besser: Stundensatz in der Reinigung kalkulieren – so rechnest du richtig. Die Software zeigt dir aber, welche Kund:innen wie viel Umsatz bringen. Kombiniert mit der Zeiterfassung pro Objekt (Arbeitszeit, Pausen und Aufzeichnungen in der Reinigung) siehst du, welche Objekte wirklich rentabel sind.

Typische Fehler

• Pauschalrechnungen händisch schreiben und Monate vergessen
• Fehlende Pflichtangaben, falsche Rechnungsnummernkreise
• Kein Mahnwesen – offene Posten wachsen unbemerkt
• Software wählen, die die Steuerberatung nicht importieren kann

Monatsabschluss in der Praxis

Ein typischer Monat in einer kleinen Reinigungsfirma mit zehn Pauschalkund:innen sieht bei uns so aus:

Ohne Software dauert dasselbe schnell einen halben bis ganzen Arbeitstag – Zeit, die du besser für Qualitätskontrollen oder Akquise nutzt.

Daten, die du aus der Software ziehen solltest

• Umsatz pro Kund:in und pro Monat – welche Objekte tragen den Betrieb?
• Offene Posten und durchschnittliche Zahlungsdauer
• Anteil Sonderleistungen am Umsatz – oft die margenstärksten Aufträge
• Umsatzentwicklung im Vergleich zur Kleinunternehmergrenze von 55.000 €

Diese Zahlen sind die Grundlage für Preisgespräche, für die Entscheidung über neue Mitarbeiter:innen und für die Planung der Rücklagen. Wer sie monatlich ansieht, erkennt Probleme Monate früher als beim Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Quellen

1. e-Rechnung an den Bund – Portal des Bundes
2. RIS – Umsatzsteuergesetz 1994 (§ 11 Rechnungsmerkmale)
3. everbill – Gewerbeschein 2026 (Registrierkasse)